Engineering Secretary/ Thư Ký Bộ Phân Kỹ Thuật

Descripción del trabajo

- Respond to guest calls and team member work orders in a timely, friendly and efficient manner. Answer phones and direct calls to the proper party or take a message. Respond to routine inquires and correspondence and send email, faxes and mail
Phản hồi các cuộc gọi của khách và yêu cầu công việc của các thành viên trong nhóm một cách kịp thời, thân thiện và hiệu quả. Trả lời điện thoại và gọi điện thoại trực tiếp cho các bên liên quan hoặc nhận thông báo. Trả lời những thắc mắc thông thường, thư từ, gửi email, fax...

- Organize engineers’ calendar & notification boards, schedule and do the minutes of Engineering Team Meetings. Additionally, compile management reports in a timely and accurate manner if necessary. Moreover, perform clerical supports likes create reports, spreadsheets and presentations.
Tổ chức lịch làm việc của các nhân viên & bảng thông báo, lịch trình và làm biên cuộc họp của bộ phận kỹ thuật. Ngoài ra, biên dịch báo cáo quản lý một cách kịp thời và chính xác nếu cần thiết. Hơn nữa, thực hiện hỗ trợ văn thư như tạo báo cáo, bảng tính và thuyết trình.

- Responsible for overseeing the organization’s technical library/ document, compile procedure manuals, which could include editing technical drawings and other diagrams.
Chịu trách nhiệm giám sát thư viện/ tài liệu kỹ thuật của tổ chức, biên soạn hướng dẫn thủ tục, trong đó có thể bao gồm chỉnh sửa bản vẽ kỹ thuật và sơ đồ khác.

- Carry out filling of engineering related documents likes contracts, maintenance service reports, purchases and invoices.
Thực hiện đầy đủ các tài liệu liên quan đến kỹ thuật mhư hợp đồng, báo cáo dịch vụ bảo trì, mua hàng và hóa đơn.

- Responsible for overseeing the engingeer storage in receiving, arranging, labeling the ordered materials, tools, equipement and sparepart. Other than that keep the store always in good condition of cleanless, tidy and smelless.
Chịu trách nhiệm vận hành kho kỹ thuật trong việc giao nhận, sắp xếp, dán nhãn các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thiết bị và vật tư dự phòng. Ngoài ra luôn giữ kho kỹ thuật trong tình trạng sạch sẽ, ngăn nắp và không có mùi.

- Keep a close watch and detailed inventory records of engineering storeroom spare parts/ supplies required. Advise the Assistant Chief Engineer or Chief Engineer of any shortages beforehand in order to have at any time expected replacements of parts/supplies on hand ready for operation.
Theo dõi sát sao và hồ sơ kiểm kê chi tiết các phụ tùng thay thế kỹ thuật kho / vật tư cần thiết. Đưa ra lời khuyên cho Trưởng Bộ phận Kỹ thuật và Trợ lý Trưởng bộ phận Kỹ thuật với bất kỳ lượng thiếu hụt nào 1 cách sớm nhất để có thể có được linh kiện/ vật tư thay thế dự phòng đúng lúc sẵn sàng cho vận hành.

- Ability to monitor, operate and interpret the data and alarms logs on the engineering software like BMS, VRV center control….
Có khả năng giám sát, vận hành , giải thích các dữ liệu và các ghi chú cảnh báo của các phần mềm kỹ thuật như BMS, Điều khiển điều hòa trung tâm VRV…

- Maintain maintenance inventory and requisition parts and supplies as needed.
Duy trì hàng tồn kho bảo dưỡng và các bộ phận bảo trì trưng dụng và nguồn cung cấp khi cần thiết.